Operation là gì? Tất tần tật thông tin về bộ phận Operation

Trong nghĩa Tiếng Việt, Operation nghĩa là Vận hành. Trong kinh doanh từ operation được dùng để thể hiện nhiều hoạt động đặc thù khác nhau có liên quan đến quá trình Vận hành kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là từ được dùng để chỉ một bộ phận chức năng giữ vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Vậy cụ thể thìOperation là gì? Các bạn hãy cùng tìm hiểu tất tần tật thông tin về bộ phận Operation qua bài viết sau đây của HRchannels nhé.NỘI DUNG BÀI VIẾT:1- Operation là gì?2- Nhiệm vụ của bộ phận operation 3- Yêu cầu đối với operation4- Bộ phận Operation trong các doanh nghiệp

>>>>Xem thêm: Headhunter tuyển dụng như thế nào? 8 Lợi ích khi tìm việc qua headhunter

1- Operation là gì?

Operation là một từ tiếng Anh, có nghĩa là Vận hành hoạt động. Khi được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh thì operation được hiểu là tên của một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Bộ phận operation giữ vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi vì bộ phận này chính là nơi tạo ra các kế hoạch, chiến lược và những định hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong ngắn và dài hạn. Hơn nữa việc triển khai các hoạt động kinh doanh chính là nguồn thu, nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp. Không có hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển được.

Bộ phận operation có trách nhiệm quản lý các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp, để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động hiệu quả nhất. Bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại hay cung cấp dịch vụ thì việc quan tâm đến các hoạt động của doanh nghiệp là điều bắt buộc phải thực hiện. Còn những hoạt động đó cụ thể ra sao thì phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.

>>>> Xem thêm: Giám đốc vận hành CEO là gì? CEO cần sở hữu tố chất nào?

Những công việc mà bộ phận operation thực hiện được xem là chìa khóa quan trọng trong việc điều hành các doanh nghiệp. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn được duy trì và không ngừng phát triển. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể xác định và tối ưu hóa hiệu quả của các hoạt động bằng cách xem xét, đánh giá cách thức hoạt động của các quy trình hiện tại.

2- Nhiệm vụ của bộ phận operation

Bởi vì giữ một vai trò khá quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên bộ phận operation thường đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng sau đây:

2.1- Lập kế hoạch kinh doanh

Bộ phận operation có trách nhiệm lập các kế hoạch kinh doanh hàng năm cũng như các kế hoạch kinh doanh trong ngắn, trung và dài hạn cho doanh nghiệp. Các kế hoạch này phải đảm bảo phù hợp với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

2.2- Tổ chức thực hiện các kế hoạch

Bên cạnh việc lập kế hoạch kinh doanh, bộ phận operation cũng đồng thời đảm nhận việc tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. Đồng thời có nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát quá trình thực hiện kế hoạch và tiến hành đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch.>>>> Bạn xem thêm: What is Operation Manager? Responsibilities, Salary, Recruitment

2.3- Tổ chức hoạt động tiếp thị, tìm kiếm thị trường

Để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận operation cần đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị cũng như tìm kiếm thị trường và phát triển sản phẩm mới. Các hoạt động này không chỉ đảm bảo hiệu quả kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp không ngừng mở rộng và phát triển.

2.4- Xây dựng các kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần quan tâm đến việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Do đó, bộ phận operation cần đề xuất và xây dựng các kế hoạch đào tạo cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp,

Ngoài ra operation còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên. Nhìn chung, công việc của bộ phận operation khá nhiều nhưng hiệu quả và chất lượng công việc luôn được tối ưu.

3- Các vị trí trong bộ phận vận hành

Hai vị trí phổ biến trong bộ phận vận hành là Nhân viên vận hành (Operation executive) và Trưởng phòng vận hành (Operation manager).

Tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà hai vị trí này sẽ đảm nhận những công việc khác nhau. Bạn có thể tham khảo mô tả công việc hai vị trí này trong các lĩnh vực khác nhau để thấy rõ điều này.

3.1- Bộ phận vận hành lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu

+ Mô tả công việc Nhân viên vận hành

Khai báo thủ tục xuất nhập khẩu cho hải quan tại cảng đến và đi.

Giám sát quá trình xếp, dỡ hàng, đóng hàng tại kho.

Tiếp nhận chứng từ và giao cho khách hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận.

Lập báo cáo chi tiết về các giao dịch cho quản lý trực tiếp và ban giám đốc.

+ Mô tả công việc Trưởng phòng vận hành

Quản lý nhân sự: tuyển dụng, huấn luyện các nhân sự mới, xử lý các thông tin về chế độ lao động cho nhân viên.

Lên kế hoạch kinh doanh, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự.

Đánh giá các chiến lược kinh doanh trong hoạt động cung ứng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho và các vấn đề liên quan đến quá trình giao nhận.

Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh,…

3.2- Bộ phận vận hành lĩnh vực sản xuất

+ Mô tả công việc Nhân viên vận hành

Thiết lập các cài đặt cho máy móc, thiết bị.

Khởi động máy móc và điều chỉnh khi cần thiết để cải thiện hiệu suất, công suất làm việc của máy móc.

Vận hành máy móc thiết bị theo hướng dẫn.

Khắc phục sự cố và tiến hành việc bảo trì theo quy định.

Kiểm soát chất lượng, báo cáo sự cố với cấp trên khi phát sinh bất cứ vấn đề kỹ thuật nào.

Tuân thủ tất cả các quy định về an toàn lao động và sức khỏe.

Vệ sinh máy móc và đảm bảo vệ sinh trong khu vực làm việc.

+ Mô tả công việc Trưởng phòng vận hành

Quản lý tổng thể hoạt động vận hành, điều phối ở doanh nghiệp.

Đưa ra các quyết định chính sách, kế hoạch và chiến lược quan trọng.

Xây dựng, thực hiện và xem xét điều chỉnh các chính sách, thủ tục hoạt động.

Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng.

Xây dựng và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, biết cách tạo động lực để nâng cao hiệu suất làm việc và tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ nhân viên.

Giám sát việc lập ngân sách, báo cáo, lập kế hoạch và kiểm toán.

Làm việc với các bên liên quan cũng như ban giám đốc.

Đảm bảo tất cả các tài liệu pháp lý và quy định được lưu trữ đầy đủ, khoa học.

Giám sát việc tuân thủ các chính sách và quy định của nhân viên.

Làm việc với ban giám đốc để xác định các giá trị và sứ mệnh, đồng thời lập kế hoạch cho các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn.

Xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như đón đầu cơ hội phát triển.

Xây dựng quan hệ đối tác với các doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng.

4- Kỹ năng cần có

Nếu muốn làm việc hiệu quả trong bộ phận operation bạn cần có các kỹ năng quan trọng sau:

4.1- Kỹ năng giao tiếp

Bất kể bạn là nhân viên hay người quản lý, kỹ năng giao tiếp đều rất quan trọng. Có khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn trao đổi công việc thuận lợi hơn, dễ dàng kết nối với mọi người và thêm tự tin hơn trong công việc. Hơn nữa giỏi giao tiếp còn bạn giúp thành công hơn trong sự nghiệp.

4.2- Kỹ năng làm việc nhóm

Trong công việc bạn không thể làm việc chỉ một mình. Bạn sẽ cần cộng tác với những người khác để dễ dàng đạt được thành công.

Mặt khác, làm việc nhóm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc. Đồng thời làm việc nhóm còn là cơ hội tuyệt vời để bạn chứng minh năng lực lãnh đạo của mình.

4.3- Kỹ năng lập kế hoạch

Công việc trong bộ phận vận hành khá nhiều. Vì vậy để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao bạn sẽ phải biết cách lên kế hoạch công việc cụ thể. Điều này đảm bảo bạn không bỏ sót công việc mà còn làm việc hiệu quả và khoa học hơn.

Đối với vị trí quản lý thì kỹ năng lập kế hoạch lại càng quan trọng hơn. Nguyên nhân là vì vị trí này cần phải hoạch định chiến lược và lập kế hoạch làm việc cụ thể để đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

4.4- Kỹ năng giải quyết vấn đề

Quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều vấn đề khác nhau. Bởi vậy trách nhiệm của người làm công tác vận hành là phải xử lý dứt điểm và hiệu quả các vấn đề đó.

4.5- Chịu được áp lực công việc

Khối lượng công việc của bộ phận operation rất lớn. Thậm chí, đôi lúc bạn còn không có đủ thời gian nghỉ ngơi. Do đó bạn sẽ phải chịu áp lực không nhỏ khi làm việc tại bộ phận này.

5- Mức lương của bộ phận operation

Có thể thấy bộ phận operation đảm nhận nhiều công việc quan trọng và khá phức tạp. Vì vậy mức lương của operation khá cao.

Tuỳ thuộc vào từng công ty, lĩnh vực và cấp bậc, vị trí công việc bạn đảm nhận mà mức lương sẽ khác nhau. Cụ thể, tại vị trí Nhân viên vận hành mức lương vào khoảng 6 – 8 triệu/tháng, lương cao nhất có thể lên tới 15 triệu/tháng. Với vị trí Trưởng phòng vận hành mức lương trung bình từ 15 – 25 triệu/tháng, lương cao hơn có thể từ 30 – 50 triệu/tháng.

6- Yêu cầu đối với operation

Để có thể hoàn thành tốt công việc được giao, operation cần đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

6.1- Bằng cấp

Để làm việc tại bộ phận operation, trước tiên bạn cần đáp ứng được yêu cầu về bằng cấp của nhà tuyển dụng. Tuỳ thuộc vào cấp bậc và công việc bạn ứng tuyển mà yêu cầu về bằng cấp sẽ khác nhau. Chẳng hạn, với vị trí cấp nhân viên nhà tuyển dụng có thể chỉ yêu cầu bạn có bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông. Nhưng với vị trí quản lý như trưởng phòng họ thường yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành liên quan.

6.2- Kinh nghiệm làm việc

Với vị trí cấp quản lý nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có từ 3 – 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành và phải từng làm trưởng nhóm, quản lý. Trong khi đó, với vị trí nhân viên vận hành, họ chỉ yêu cầu ứng viên phải có hiểu biết và kinh nghiệm vận hành.

>>>> Xem thêm: Giám đốc vận hành ( COO – Chief Operation Officer) là gì?. Vai trò Giám đốc vận hành Operation trong doanh nghiệp6.3- Kỹ năng

Bên cạnh bằng cấp và kinh nghiệm thì nhà tuyển dụng còn yêu cầu ứng viên phải có các kỹ năng phù hợp với từng vị trí tuyển dụng.

+ Các kỹ năng Nhân viên vận hành cần có:

Cẩn thận, tỉ mỉ.

Hiểu biết về quy trình sản xuất và nhà máy.

Có hiểu biết về các loại máy móc, vận hành máy.

Sẵn sàng làm việc theo ca, làm thêm giờ.

Kỹ năng giao tiếp.

Kỹ năng làm việc nhóm.

Chịu được áp lực công việc.

+ Các kỹ năng Trưởng phòng vận hành cần có:

Khả năng quản lý, vận hành và lãnh đạo.

Kiến thức về quản lý tài chính và ngân sách chung, bảng cân đối kế toán và quản lý dòng tiền.

Khả năng tạo sự đồng thuận và xây dựng mối quan hệ giữa các nhà quản lý, đối tác và nhân viên.

Kỹ năng giao tiếp.

Kỹ năng lãnh đạo.

Khả năng điều phối, sắp xếp công việc và quản lý thời gian.

Kỹ năng phân tích và làm việc tốt dưới áp lực.>>>> Có thể bạn quan tâm: Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Operation Manager

7- Tìm hiểu về bộ phận operation trong các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau

7.1- Operation trong doanh nghiệp bán lẻ

Mục tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp bán lẻ chính là đảm bảo dự trữ đủ các mặt hàng cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Do đó nhiệm vụ của bộ phận operation trong các doanh nghiệp bán lẻ là phải quản lý lượng hàng tồn kho hiệu quả. Bởi vì hàng tồn kho có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng cũng có thể ảnh hưởng xấu đến các hoạt động kinh doanh khác. Đối với hàng tồn kho, bộ phận operation cần xem lại các dữ liệu bán hàng trước đó để biết mặt hàng nào bán chạy, kiểm soát tốt lượng tồn kho tối thiểu, đồng thời thương lượng mức giá và các điều khoản mua hàng tốt hơn để kiếm lời.

Các doanh nghiệp bán lẻ thường có mối quan hệ chặt chẽ với các công ty cung cấp hàng hóa, công ty phân phối và khách hàng nên bộ phận operation cần đảm bảo cân bằng được mối quan hệ giữa doanh nghiệp bán lẻ và các bên liên quan này để có thể bán được lượng hàng nhiều nhất.

>>>> Xem thêm: FMCG là gì? Vận hành FMCG như thế nào?

7.2- Operation trong các nhà hàng hoặc doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm

Nhiệm vụ chính của bộ phận operation trong các nhà hàng hoặc doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm là phải quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên có một nguy cơ rất lớn đối với các doanh nghiệp này là hàng hóa của họ rất dễ bị hư hỏng.

Tại các doanh nghiệp này, bộ phận operation không chỉ quản lý vấn đề xử lý thực phẩm, mà họ còn phải quản lý việc mua, chuẩn bị các loại thực phẩm, đồ uống và quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, bộ phận operation cũng phải quan tâm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng và tìm cách nâng cao trải nghiệm của khách hàng để có được kết quả kinh doanh tối ưu.

Bộ phận operation có thể nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách ký kết hợp đồng với những nhà cung cấp thực phẩm uy tín. Đồng thời chú trọng đến việc cải thiện hệ thống thiết bị để đảm bảo chất lượng thực phẩm. Ngoài ra, operation cũng quan tâm đến việc đào tạo nhân viên để đáp ứng tốt nhất kỳ vọng của khách hàng.>>>> Bạn nên xem thêm: Operation Manager là gì? Mô tả công việc của một Operation Manager

7.3- Operation trong doanh nghiệp dịch vụ

Công việc của operation trong doanh nghiệp dịch vụ thường khởi đầu bằng việc tương tác với khách hàng. Kế tiếp operation sẽ xem xét đến các quy trình hiện hữu, để có thể quản lý những gì có ảnh hưởng đến dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Thông thường bộ phận operation của các doanh nghiệp dịch vụ sẽ được chia thành hai nhóm chính. Một nhóm phụ trách những vấn đề về khách hàng. Còn một nhóm phụ trách những hoạt động liên quan đến công tác quản trị kinh doanh.

7.4- Operation trong doanh nghiệp sản xuất

Để đảm bảo hiệu quả quá trình sản xuất, bộ phận operation sẽ phải tìm ra ý tưởng sáng tạo để cải thiện bất cứ điều gì có thể. Trong các doanh nghiệp sản xuất, operation không cần phải phát minh ra dây chuyền sản xuất, nhưng họ cần xem xét cách mua, cách lưu trữ cũng như cách thức sản xuất và vận chuyển hàng hóa.

Bộ phận operation sẽ xem xét phương pháp sản xuất hiện tại bằng cách trả lời các câu hỏi như:

– Làm sao có thể sản xuất hàng loạt các đơn hàng lớn để tiết kiệm thời gian?

– Có vấn đề phức tạp nào trong sản xuất có thể được đơn giản hóa hay không?

– Tình trạng vận tải có thể cải thiện được hay không?

– Có thể thương lượng với nhà cung cấp để cải thiện hiệu quả mua hàng tốt hơn hay không?

7.5- Operation trong doanh nghiệp kỹ thuật số

Vấn đề quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp kỹ thuật số đó là nhân sự. Do đó bộ phận operation cần có phương thức tối ưu để tuyển dụng, đào tạo và tư vấn cho nhân viên của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp kỹ thuật số, yếu tố hợp tác được đánh giá rất cao. Như các bạn cũng biết các trang web hoặc ứng dụng đều có thể hoạt động bình thường mà không cần tới sự trợ giúp. Nghĩa là quy trình giám sát và cập nhật các phần mềm cần thiết để hợp lý hóa sự hợp tác rất cần thiết đối với operation.

Đồng thời, operation cần xác định công việc cụ thể cho từng nhân viên toàn thời gian của doanh nghiệp. Qua đó có thể tối ưu hóa các chi phí có liên quan đến nguồn nhân lực mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh tối đa.

Qua những thông tin trong bài viết này, các bạn có thể thấy rằng để đảm nhận vai trò operation không hề dễ dàng. Bạn sẽ phải tích lũy cho mình những kiến thức chuyên môn cần thiết và phải rèn luyện rất nhiều những kỹ năng quan trọng khác. Hy vọng với những thông tin HRchannels cung cấp, các bạn có thể hiểu rõ hơn về bộ phận operation. –

HRchannels – Headhunter – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp Hotline: 08. 3636. 1080 Email: [email protected] / [email protected] Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

• Operation
• bộ phận Operation
• bo phan Opearation
• Operation la gi
• Operation la gì