Lọc dữ liệu trong excel như thế nào – UNIACE

Khi thao tác trên Excel với phạm vi dữ liệu lớn, ngoài việc tính toán các dữ liệu đó thì để tìm kiếm các dữ liệu cũng không kém phần quan trọng. Nhưng nếu bạn đã làm việc với dữ liệu trên Excel thì việc tìm kiếm thông tin cũng được xem là dễ dàng hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel.

Lọc dữ liệu trong Excel là gì?

Lọc dữ liệu là một chức năng giúp bạn có thể tìm thấy những dữ liệu có thông tin liên quan với nhau tại một thời điểm nhất định và xóa đi những dữ liệu khác không liên quan. Với chức năng lọc dữ liệu bạn có thể lọc hàng trong trang tính Excel bằng giá trị, bằng định dạng hay bằng điều kiện. Ngoài ra sau khi chúng ta đã có kết quả lọc dữ liệu thì bạn có thể sao chép, chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in chỉ những hàng, cột được hiển thị mà không cần phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách.

Kết quả của dữ liệu được lọc ra nếu bạn muốn lựa chọn cách sắp xếp theo một số yếu tố:

• Đối với giá trị ký tự: Sắp xếp từ A đến Z, sắp xếp từ Z trở về A và sắp xếp theo màu sắc.
• Đối với chữ số: Sắp xếp từ nhỏ đến lớn, sắp xếp từ lớn đến nhỏ hay sắp xếp theo màu sắc.
• Đối với ngày tháng năm: Sắp xếp từ cũ đến mới, sắp xếp từ mới về cũ và sắp xếp theo màu sắc.

Cách để thêm lọc dữ liệu

Chúng ta có 3 cách để có thể thêm lọc dữ liệu:

Cách 1: Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, hãy nhấp nút Filter.

Cách 2: Trên tab Home, trong nhóm Editing, nhấp Sort và Filter>Filter.

Cách 3: Sử dụng phím tắt trong Bộ lọc Excel để bật/tắt bộ lọc: Ctrl+Shift+L.

Các cách sử dụng lọc dữ liệu trong Excel

Điều đầu tiên khi bạn muốn thêm lọc dữ liệu vào phần dữ liệu bạn muốn lọc thì bạn phải chọn một ô trong vùng dữ liệu bạn muốn lọc. Nếu bạn không chọn thì bạn không thể thêm chức năng lọc dữ liệu được.

DẠNG 1: Lọc nhiều cột

Khi bạn thêm lọc dữ liệu vào vùng dữ liệu, sẽ có một mũi tên hướng xuống trong tiêu đề của cột có nghĩa là bộ lọc đã được thêm vào.

Sau đó, bạn hãy nhấp vào mũi tên của cột mà bạn muốn lọc dữ liệu, nhấp bỏ chọn Select All và chọn những dữ liệu mà bạn muốn lọc.

Cuối cùng nhấp OK là chúng ta có kết quả.

Mũi tên hướng xuống ở cột được lọc thay đổi thành nút lọc , có nghĩa là bộ lọc đã được sử dụng.

DẠNG 2: Lọc dữ liệu dạng ký tự

Bạn muốn lọc dữ liệu một cách cụ thể thì bạn có thể sử dụng một vài lựa chọn nâng cao được cung cấp của chức năng lọc ký tự trong Excel, chẳng hạn như:

• Lọc các ô bắt đầu hay kết thúc bằng một hay nhiều ký tự đặc biệt.
• Lọc các ô có chứa hay không chứa một ký tự hay một từ xác định.
• Lọc các ô tương đương một cách tuyệt đối hay không tương đương,… và còn nhiều loại chức năng khác bạn có thể lựa chọn ở phần Text Filter, chọn Custom Filter để bạn chọn.

Ví dụ: Bạn muốn lọc dữ liệu, nhưng bỏ qua những sản phẩm có từ chuối thì bạn có thể thực hiện như sau:

Nhấn OK, chúng ta sẽ được kết quả:

DẠNG 3: Lọc dữ liệu 2 điều kiện

Khi bạn muốn lọc dữ liệu nhưng lại có 2 điều kiện cần được thực hiện thì bạn có thể dùng cách lọc dữ liệu theo dạng ký tự. Chỉ cần thêm một điều kiện nữa ở ô dưới là đã có thể thỏa mãn 2 điều kiện của mình muốn.

DẠNG 4: Lọc ngày tháng năm

Nếu lọc là ngày tháng năm thì chức năng lọc dữ liệu cung cấp cho bạn những lựa chọn như ngày, tháng, năm để bạn có thể lựa chọn tùy theo mục đích của bạn.

Mặc định trong nhóm lọc dữ liệu ngày tháng năm là nhóm cột chỉ có năm. Nhưng bạn có thể bạn có thể mở rộng hay thu nhỏ bằng cách nhấp vào dấu cộng hay dấu trừ nằm bên cạnh nhóm năm, để có thể thấy nhóm tháng. Nếu muốn tìm thấy ngày thì bạn có nhấp vào dấu cộng kế cột tháng.

Ví dụ: Bạn muốn tìm một người có năm sinh là 1989 vào tháng 9, thì bạn có thể làm như sau:

Nhấp vào mũi tên của cột Ngày sinh:

Nhấp OK, chúng ta sẽ có kết quả:

DẠNG 5: Lọc dữ liệu theo màu

Khi dữ liệu của bạn đã được định dạng bằng các loại màu khác nhau thì bạn có thẻ sử dụng lọc theo màu. Chỉ cần nhấp vào mũi tên ở cột có các loại màu, chọn Filter Color, rồi bạn chọn màu mà bạn muốn lọc là có kết quả.

Ví dụ: Bạn muốn tìm sản phẩm đã giao hàng-có màu xanh, thì bạn có thể thực hiện như sau:

Chúng ta có kết quả

Cách sao chép dữ liệu đã được lọc

Bạn có thể sử dụng 2 cách dưới đây để sao chép dữ liệu đã được lọc:

CÁCH 1:

Bấm chọn một ô trong vùng dữ liệu đã được lọc và nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu đã lọc bao gồm tiêu đề cột.

CÁCH 2:

Nếu bạn không muốn bao gồm cả tiêu đề cột, bạn hãy chọn ô đầu tiên của dữ liệu nằm bên trái (không phải là ô tiêu đề) và nhấn Ctrl +Shift + End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng.

Sau khi thực hiện chọn dữ liệu theo ý muốn của bạn thì bạn nhấn Ctrl + C để sao chép dữ liệu. Và đến cửa sổ khác nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu vào.

Với chức năng lọc dữ liệu trong Excel giúp bạn có thể tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Hi vọng sau khi đọc qua bài viết này bạn đã biết cách lọc dữ liệu để thực hành trên các dữ liệu của mình.

Tham khảo các bài viết hữu ích khác của Uniace tại Chuyên Đề Excel

• Các cách định dạng ngày tháng trong excel
• Các cách dùng và ứng dụng hàm sumproduct trong excel
• Có những cách nào để gộp ô trong excel nhưng không mất dữ liệu?

Team Content Uniace