Fax, máy fax, số fax, gửi fax là gì? Cách gửi fax đơn giản

Với sự phát triển nhanh chóng của Internet và các thiết bị điện tử như laptop, điện thoại, dường như số người biết và hiểu về fax ngày càng ít đi. Vậy hãy cùng mình tìm hiểu kỹ hơn thế nào là fax, máy fax, số fax và làm sao để có thể sử dụng fax qua bài viết hôm nay nhé!

Fax là kỹ thuật điện tử giúp gửi bản sao tài liệu thông qua hệ thống dây dẫn điện

2. Máy fax là gì? Dùng để làm gì?

Máy fax (máy điện thư) là thiết bị có khả năng rò quét bản gốc, mã hóa thông tin trên đó để truyền qua hệ thống dây dẫn đến một chiếc máy tại địa điểm khác và xuất chúng thành văn bản trên mặt giấy. Thông thường thiết bị trên sẽ được sử dụng để gửi tài liệu điện tử qua đường truyền của mạng điện thoại.

Chức năng của máy fax

3. Số fax là gì? Có bao nhiêu số?

Số fax là dãy số giúp xác định và phân biệt thông tin của người dùng với mục đích giảm tình trạng gửi sai hoặc gửi nhầm. Đa phần các công ty sẽ lấy số điện thoại cơ quan để làm số fax luôn nên trung bình dãy số fax sẽ bao gồm khoảng 10 số và có dạng + 84 (8) 24567889. Tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân mà người dùng có thể có một hoặc nhiều số fax khác nhau để phục vụ cho mục đích công việc của bản thân.

Khái niệm số fax

4. Gửi fax là gì? Cần lưu ý gì khi gửi Fax?

Gửi fax chính là gửi tài liệu và thông tin dựa trên một số fax được khách hàng hoặc đối tác cung cấp. Khi sử dụng fax để truyền dữ liệu bạn sẽ cần lưu ý một số điểm sau:

+ Outbox sẽ là nơi lưu giữ các bản fax chưa được gửi.

+ Send items được dùng để ghi lại những bản fax đã được gửi thành công.

+ Inbox giúp cất giữ các bản fax đã được nhận.

+ Không phải máy fax nào cũng sẽ in tài liệu lên mặt giấy ngay khi nhận được thông tin, tùy thuộc vào cài đặt của người dùng mà mỗi máy sẽ khác nhau.

+ Bên cạnh sử dụng phần mềm in fax của Windows, người dùng cũng có thể gửi fax bằng các phần mềm có chức năng in như Word, Excel,…

Khái niệm gửi fax

5. Cách gửi fax phổ biến hiện nay

5.1. Gửi fax bằng máy tính

Mở cửa số Windows Fax and Scan

Bước 2: Khi cửa sổ Windows Fax and Scan xuất hiện, nhấn vào Fax ở góc trái màn hình > Nhấn vào New Fax.

Mở tab New Fax

Bước 3: Lúc màn hình hiển thị như hình sau, tiến hành nhập thông tin.

+ Tại To nhập số fax người nhận.

+ Tại Subject nhập chủ đề nội dung của tài liệu.

+ Tại phần soạn thảo nhập nội dung.

Bắt đầu soạn thảo fax

Bước 4: Chọn Send.

Tiến hành gửi fax

5.2. Gửi fax bằng gmail

Bước 1: Mở hộp thư Gmail > Chọn Soạn thư.

Mở hôp thoại soạn thảo mail

Bước 2: Nhập số fax và phần mở rộng dịch vụ tại ô Đến > Điền chủ đề fax tại ô Chủ đề.

Nhập thông tin cần thiết

Bước 3: Nhập nội dung tải phần soạn thảo hoặc tải tệp lên tại Đính kèm tệp.

Soạn thảo nội dung

Bước 4: Chọn Gửi.

Tiến hành gửi mail

5.3. Gửi fax bằng máy photocopy

Bước 1: Chọn Fax trên bảng điều khiển.

Chọn chức năng gửi fax của máy photocopy

Bước 2: Quét bản gốc.

Quét bản gốc của tài liệu

Bước 3: Nhập số fax cần gửi.

Nhập địa chỉ máy fax muốn gửi tài liệu

Bước 4: Nhấn Start.

Bắt đầu gửi fax

Xem thêm các sản phẩm Máy in đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động

Bài viết trên cung cấp thông tin về khái niệm Fax, máy fax, số fax và gửi fax cũng như hướng dẫn một sốc cách để gửi fax. Hy vọng có thể giúp ích được cho các bạn!