Email là một phương thức giao tiếp quan trọng trong kinh doanh. Nó đơn giản, dễ sử dụng, an toàn và là công cụ giao tiếp hiệu quả. Đó chính là lý do tại sao hàng ngày có khoảng 281 tỷ email được gửi đi. Tuy nhiên, để đảm bảo giao tiếp chuyên nghiệp và có trật tự, chúng ta cần tuân thủ những quy tắc chung của email.
Một trong những quy tắc quan trọng đó là việc sử dụng tính năng CC và BCC. Vậy CC và BCC là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về chúng và cách sử dụng trong email.
1. CC trong email là gì?
CC là từ viết tắt của “Carbon Copy” (bản sao). Khi bạn điền địa chỉ email vào trường CC, email sẽ gởi thêm một bản sao cho địa chỉ này. Khi sử dụng CC để gửi email đến nhiều người cùng lúc, tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy toàn bộ danh sách người nhận trong phần CC.
Vậy khi nào chúng ta nên sử dụng CC? CC thường được sử dụng để gửi thông tin đến những người không liên quan trực tiếp đến nội dung email. Ví dụ, khi bạn là một người quản lý của một tập đoàn lớn và muốn thông báo đến tất cả nhân viên về một chỉ thị, bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi email đến tất cả những người nhận khác nhau cùng một lúc.
2. BCC trong email là gì?
BCC là từ viết tắt của “Blind Carbon Copy” (bản sao tạm thời). Khác với CC, khi sử dụng BCC, tất cả các người nhận trong danh sách BCC sẽ không được hiển thị cho những người nhận khác. Điều này giúp bảo mật danh sách nhận email hoặc giữ bí mật danh tính của người nhận.
Thường thì BCC được sử dụng trong những trường hợp cần bảo mật thông tin. Ngoài ra, tính năng BCC còn giúp làm gọn bớt danh sách nhận email, giúp email trở nên ngắn gọn hơn.
3. Cách sử dụng CC và BCC trong email
Để sử dụng CC và BCC trong email, bạn có thể làm theo các bước sau trên Gmail:
Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail của bạn.
Bước 2: Chọn mục “Soạn thư” để tạo email mới.
Bước 3: Nhập địa chỉ email người nhận bên phải của hộp thoại.
Bước 4: Chọn “Bcc” sau đó nhập danh sách địa chỉ email mà bạn muốn gửi vào.
Bước 5: Bạn có thể đính kèm tệp tin, hình ảnh, thay đổi định dạng hoặc chèn thêm liên kết, biểu tượng để làm cho nội dung email sinh động hơn.
Bước 6: Cuối cùng, nhấn nút “Gửi”.
Chúc mừng bạn đã thành công!
Nếu bạn muốn biết thêm về email doanh nghiệp an toàn và bảo mật, hoặc các công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả, hãy truy cập Trường Trung Cấp Việt Hàn (VKI).
Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về tính năng và cách sử dụng CC và BCC trong email. Hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn trở thành một người dùng email thông minh và hiệu quả.
