Mô tả chi tiết vị trí công việc nhân viên văn thư trường học

Cùng với Giáo viên, Giảng viên, Học sinh, sinh viên, kế toán, … Văn thư là một trong những vị trí không thể thiếu ở trường học, đảm nhận những công việc hồ sơ, giấy tờ nội bộ của đơn vị. Vậy nhân viên văn thư trường học là gì, những công việc cụ thể và làm thế nào để ứng tuyển vị trí công việc này?

1. Nhân viên văn thư trường học là gì? Định nghĩa và kỹ năng

Khái niệm nhân viên văn thư trường học

Nhân viên văn thư trường học là vị trí công việc phụ trách trực tiếp việc quản lý, lưu trữ, giám sát, kiểm kê hồ sơ, công văn, giấy tờ, tài liệu nội bộ và tài liệu hợp đồng ngoại giao của trường học cùng những công việc liên quan theo sự phân công nhất định trong lĩnh vực văn thư hành chính văn phòng.

Những kỹ năng cần có ở một nhân viên văn thư trường học:

• Kỹ năng chuyên môn văn thư trường học

• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc

• Kỹ năng giao tiếp và đón tiếp đối tác

• Kỹ năng xử lý tình huống phát sinh trong trường học

• Kỹ năng tin học văn phòng chuyên dụng trong lưu trữ hồ sơ, văn thư

Tìm hiểu thêm: Nhân viên tiếp thị là gì?

2. Mô tả chi tiết công việc của nhân viên văn thư trường học

Thông thường, nhân viên văn thư trường học sẽ thực hiện 2 nhóm công việc chính:

Nhóm công việc 1: Quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ trường học

Đây là nhóm công việc chính của nhân viên văn thư trường học, bao gồm những công việc cụ thể là:

• Tiếp nhận, quản lý, sử dụng và điều phối con dấu bộ phận của trường học theo đúng sự phân công quy định. Đồng thời, lưu trữ, bảo quản và kiểm soát ra vào những văn bản giấy tờ là bản chính, bản sao đã được đóng dấu, chịu trách nhiệm hướng dẫn, xin chữ ký ban giám hiệu và những công việc liên quan đến con dấu.

• Vào sổ, đóng dấu những tài liệu nội bộ trường học

• Kiểm tra, tiếp nhận, xử lý, bảo quản, lưu trữ và báo cáo những tài liệu, hồ sơ, văn thư gửi đến, gửi đi trong trường học, báo cáo từng bộ phận liên quan để tránh tình trạng gián đoạn hay mất mát tài liệu.

• Soạn thảo văn bản hành chính liên quan

• In ấn, phô tô tài liệu

Nhóm công việc 2: Theo dõi, quản lý tài sản nội bộ: Cơ sở vật chất văn phòng trường và một số trang thiết bị chung trong phạm vi trường học

• Theo dõi văn phòng phẩm thiết yếu trong trường học theo từng phòng ban chuyên môn

• Theo dõi tình trạng thiết bị văn phòng trong phạm vi trường học

• Nhận chi phí từ kế toán và chi tiêu cho mảng văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cần thiết. Lưu trữ dữ liệu liên quan và có báo cáo hằng tháng, hằng quý theo quy định của từng đơn vị trường học.

Nhóm công việc không bắt buộc

Ngoài 2 nhóm công việc chính liên quan đến hồ sơ và cơ sở vật chất trường học, vị trí nhân viên văn thư còn có thể làm thêm những vị trí công việc bổ trợ, hỗ trợ như: Lễ tân, tiếp đón khách đối ngoại của trường học; Hỗ trợ sự kiện, chuẩn bị trang thiết bị và những vật dụng cần thiết cho các cuộc họp đoàn trường, hội thảo khoa học hoặc một sự kiện bất kỳ theo sự phân công của Ban giám hiệu trường học.

Tuy nhiên vị trí công việc hỗ trợ bổ sung tùy từng đơn vị mà nhân viên văn thư trường học sẽ có thêm những khoản thu nhập chi phí nhất định.

3. Mức lương cơ bản của nhân viên văn thư trường học

Nhìn chung, mức lương cơ bản của nhân viên văn thư trường học là ổn định, dao động từ 4 triệu – 10 triệu tùy thuộc vào nhóm ngạch tuyển dụng, đối tượng ngạch văn thư.

Hiện nay, vị trí văn thư được phân thành 3 đối tượng chính hưởng mức lương khác nhau.

Theo thông tư tháng 10/ 2019:

• Đối tượng 1: Ngạch văn thư chính (có mã số 02.006) sẽ áp dụng bảng lương công chức loại A2 với mức lương từ 6,5 triệu – 10 triệu (tùy vào hệ số lương).

• Đối tượng 2: Ngạch văn thư (có mã số 02.007) sẽ áp dụng bảng lương công chức loại Al với mức lương từ 3,4 triệu – 7,4 triệu (tùy thuộc vào hệ số lương).

• Đối tượng 3: Ngạch văn thư trung cấp (có mã số 02.008) sẽ áp dụng bảng lương công chức loại B với mức lương từ 2,7 triệu – 6 triệu (tùy thuộc vào hệ số lương).

4. Tìm việc làm nhân viên văn thư trường học ở đâu?

4.1. Hướng dẫn cách tìm việc nhân viên văn thư trường học dễ nhất

Để tìm hiểu công việc văn thư trường học, bạn có thể tham khảo những cách thức đơn giản và uy tín là:

• Tìm việc văn thư trường học tại website chính thức trang tin tuyển dụng của đơn vị trường học có nhu cầu tuyển dụng

• Tìm việc văn thư trường học qua các trang website tìm việc làm uy tín, vieclam123.vn

• Tìm việc văn thư trường học tại các trang mạng xã hội, cập nhật tin tức từ những cá nhân là cán bộ, nhân viên trực thuộc trường học: Trang mạng xã hội facebook, Zalo

• Tạo CV thông minh trên các trang website uy tín để tiếp cận với nhà tuyển dụng nhanh nhất và uy tín tại vieclam123.vn

Ngoài ra, trong quá trình học tập và làm việc, bạn cũng có thể tìm kiếm cơ hội việc làm nhân viên văn thư trường học qua những mối quan hệ là thầy cô, bạn bè, người thân, thông báo tuyển dụng chính thức của trường học.

4.2. Yêu cầu tuyển dụng nhân viên văn thư trường học

Yêu cầu cơ bản

Để trở thành nhân viên văn thư trong trường học, ứng viên dự tuyển cần đạt được những yêu cầu cơ bản sau:

• Tốt nghiệp hệ trung cấp/ cao đẳng/ đại học ngành/ chuyên ngành văn thư lưu trữ hoặc nhóm ngành liên quan

• Tốt nghiệp trái ngành hệ trung cấp/ cao đẳng/ đại học đã có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư lưu trữ thời hạn trong 2 năm kể từ ngày cấp chứng chỉ

• Tốt nghiệp văn bằng 2, liên thông ngành văn thư, lưu trữ ở các trường cao đẳng/ đại học chính quy trong – ngoài nước

• Có chứng chỉ tin học văn phòng hạn 2 năm kể từ ngày cấp chứng chỉ

• Có lối sống lành mạnh, sức khỏe tốt, không vi phạm những vấn đề đạo đức, pháp luật, không có tiền án tiền sự lưu trong hồ sơ.

• Nằm trong độ tuổi lao động được pháp luật quy định thành văn bản

• Đã có kinh nghiệm thực tập sinh tại các cơ quan, tổ chức tư nhân hoặc nhà nước

• Ưu tiên những ứng viên có thành tích tốt trong quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, khả năng sử dụng ngôn ngữ linh hoạt, từ ngữ

• Những kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống cơ bản

Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu tổng quan về công việc telesale ngành giáo dục

4.3. Học nghiệp vụ văn thư ở đâu, những đơn vị đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ trường học uy tín?

Để có nghiệp vụ văn thư, bạn có thể theo học các trường trung cấp, cao đẳng, đại học đào tạo chính quy ngành văn thư – lưu trữ chất lượng tại Việt Nam.

Theo học ngành văn thư – lưu trữ ở Việt Nam tại các trường có đầu ra tốt nhất như: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQGHN, Đại học nội vụ, Trường trung cấp công nghệ và quản trị Đông Đô, …

Theo học hệ văn bằng 2, liên thông, du học ngành văn thư, lưu trữ để nhận văn bằng chính quy.

Ngoài việc theo học và nhận 1 văn bằng chính quy, bạn cũng có thể tham gia các khóa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ ngắn hạn 3 tháng, 6 tháng tại các trường Cao đẳng, đại học có đào tạo và được quyền cấp chứng chỉ.

(Lưu ý, hầu hết các chứng chỉ sẽ có hạn trong thời hạn 2 năm kể từ ngày cấp chứng chỉ).

Yêu cầu bảo mật và trung thực trong công việc đối với vị trí công việc nhân viên văn thư trường học

Vị trí công việc nhân viên văn thư trong trường học nói riêng, nhân viên văn thư nói chung là bộ phận quản lý, lưu trữ những tài liệu nội bộ, tài liệu mật quan trọng thiết yếu, do đó cần đảm bảo yêu cầu bảo mật và trung thực tuyệt đối. Cụ thể là:

• Là người có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực tuyệt đối trong việc sao kê, nhập liệu, lưu trữ và báo cáo những thông tin liên quan đến giấy tờ, công văn trong trường học.

• Giữ bảo mật tuyệt đối tài liệu nội bộ trường học, những tài liệu trao đổi với đối tác, tài liệu liên quan tới từng bộ phận và thực hiện đúng chức năng trong việc chia sẻ tài liệu với những bộ phận riêng biệt.

• Tuân thủ kỷ cương riêng và chung, đảm bảo thực hiện một cách chi tiết, cẩn thận, tỉ mỉ trong những công việc giấy tờ, tuyệt đối không làm mất, nhàu, thất thoát hay bị đánh cắp tài liệu cứng cũng như tài liệu mềm của trường học.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản liên quan đến vị trí công việc nhân viên văn thư trường học.