Supervisor – Vị trí quan trọng trong công việc quản lý

Supervisor là người giám sát, một vị trí quan trọng và đang nhận được nhiều sự quan tâm hiện nay. Nhưng công việc của Supervisor là gì? Vị trí này yêu cầu những kỹ năng gì? Và điểm khác biệt giữa Supervisor và Manager là gì?

1. Supervisor là gì?

Supervisor, hay còn được gọi là người giám sát, là những người hỗ trợ công việc quản lý, giám sát. Nhiệm vụ chính của Supervisor là theo dõi và điều phối hoạt động của nhân viên cấp dưới trong phạm vi quản lý của mình.

2. Các công việc của supervisor

• Giám sát và quản lý các hoạt động của nhân viên cấp dưới: phân công cho các bộ phận, chia ca, thúc giục nhân viên khi cần thiết.
• Giám sát hàng hóa và sản phẩm đã cung cấp, theo dõi, ghi chép và báo cáo đầy đủ các liệu.
• Giám sát và đảm bảo tiến độ kinh doanh, công việc của bộ phận thuộc quyền quản lý.
• Theo dõi mọi hoạt động của các đối thủ cạnh tranh.
• Hỗ trợ phục vụ khách hàng, cùng khách hàng tham gia đàm phán, trao đổi về sản phẩm. Luôn có phương án để giải quyết những vấn đề phát sinh và phản hồi không tích cực trong quá trình phục vụ.
• Đưa ra phương án để thúc đẩy kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh.
• Báo cáo công việc kịp thời và chính xác đến cấp trên. Chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động trong phạm vi quản lý, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và hiệu quả.
• Tối ưu hóa hoạt động của nhân viên, đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt công việc.

3. Phân biệt Supervisor và Manager

Manager dùng để chỉ người quản lý, trưởng phòng. Nhiệm vụ chính là quản lý công việc, nhân viên của một bộ phận trong công ty, doanh nghiệp. Có các chức danh quản lý khác nhau dựa trên phòng ban mà họ quản lý như Giám đốc điều hành, Giám đốc nhân sự, Tổng giám đốc.

Công việc của Supervisor và Manager khá giống nhau – cùng lập kế hoạch, phân chia công việc và quản lý nhân viên thực hiện đúng tiến độ. Supervisor được xem là cánh tay đắc lực của Manager. Vậy hai vị trí này khác nhau ở điểm nào?

• Nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Supervisor trực tiếp giám sát và phân công công việc cho nhân viên trong phạm vi quản lý. Người quản lý lại không nhất thiết phải thực hiện công việc. Thay vào đó, họ kiểm soát và điều phối công việc chung qua sự phối hợp với tất cả bộ phận để đảm bảo đạt được mục tiêu chung. Tất cả công việc giám sát đều phải báo cáo lại cho người quản lý. Và người quản lý báo cáo ban giám đốc về hiệu suất công việc.

• Quyền tuyển dụng, thăng chức, thôi việc: Một giám sát viên chỉ có thể ủy thác nhiệm vụ, đào tạo và giới thiệu nhân viên. Họ không có quyền hạn trong việc thuê, thăng chức hoặc sa thải nhân viên. Quyết định cuối cùng của những hành động này được thực hiện bởi người quản lý.

• Cấp quản lý: Manager là một phần của quản lý cấp trung trong khi Supervisor được xếp vào quản lý cấp thấp và chịu sự quản lý của Manager.

• Hướng tiếp cận: Supervisor có hướng tiếp cận nội bộ vì họ chủ yếu giám sát và làm việc với các nhân viên làm việc trực tiếp với mình. Manager thường phải đối phó với bộ phận, các bên liên quan trong trọng khác. Họ cũng thường phải gặp mặt, trao đổi với đối tác nên có hướng tiếp cận bên ngoài.

• Sắp xếp nhiệm vụ: Manager chịu trách nhiệm điều chỉnh và định hướng lại cấu trúc tổ chức, mô tả công việc. Họ chỉ đạo công việc và mục tiêu đến các bộ phận. Trong khi đó, Supervisor phân công, sắp xếp lại nhiệm vụ cho các nhân viên trong nhóm hay phạm vi quản lý.

• Mức lương: Cả hai vị trí này đều có mức lương cao hơn nhân viên bình thường. Nhưng dựa vào cơ cấu tổ chức, quyền hạn, lượng công việc thì Manager vẫn có mức lương cao hơn. Tuy nhiên, điều đó đồng nghĩa với yêu cầu lớn hơn về kỹ năng, kinh nghiệm và công việc đạt được.

4. Kỹ năng cần có để trở thành Supervisor

• Lập kế hoạch: Một giám sát viên phải làm rất nhiều công việc bao gồm quản lý nhân sự, điều phối hoạt động của nhân viên, giám sát hàng hóa… Do đó, một kế hoạch cụ thể sẽ giúp đường đi nước bước dễ dàng hơn mà không gặp sai sót.

• Cư xử nhã nhặn, tôn trọng: Công việc của giám sát viên không chỉ tiếp xúc với cấp dưới mà còn cả cấp trên hay khách hàng. Khi bị kẹp ở giữa, biết giữ thái độ nhã nhặn, lịch sự sẽ cho mọi người thấy sự tôn trọng. Chỉ như vậy, bạn mới nhận được sự tôn trọng và được người khác lắng nghe.

• Giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và thu hút hơn. Bên cạnh đó, giám sát viên cũng phải tiếp xúc nhiều với khách hàng. Việc khiếu nại, xung đột là điều không thể tránh khỏi. Supervisor phải nói chuyện, đưa ra cách giải quyết khéo léo. Như vậy sẽ không có thêm rắc rối nào xảy ra.

• Làm việc chuyên nghiệp: Tác phong làm việc chuyên nghiệp thể hiện năng lực và uy tín của bản thân người giám sát. Đồng thời thể hiện quy củ, bộ mặt của công ty. Sự chuyên nghiệp còn tác động đến cấp dưới học tập và làm theo, giúp công việc đạt hiệu quả.

• Quản lý thời gian: Một Supervisor luôn phải giám sát, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ. Tất nhiên không thể để “nước đến chân mới nhảy” khi deadline tới gần. Việc sắp xếp thời gian hợp lý cho bản thân, đôn thúc nhân viên hoàn thành kế hoạch là điều cần thiết.

• Công tư phân minh: Một giám sát viên không thể để lỗ hổng trong quy trình làm việc để nhân viên bắt lỗi. Bạn sẽ mất đi uy tín và không được nhân viên tôn trọng. Công việc vì thế cũng không đạt được hiệu quả. Do vậy, luôn phải rạch ròi giữa tình cảm và công việc.

5. Công việc và mức lương của Supervisor trong một số lĩnh vực cụ thể

• Sales Supervisor: Sale Supervisor là người giám sát kinh doanh, có trách nhiệm giám sát và theo dõi người bán hàng, hướng dẫn cách bán hàng. Công việc của một Sale Supervisor bao gồm xây dựng kế hoạch kinh doanh, đảm bảo độ bao phủ, đảm bảo tồn kho, cung ứng và trưng bày hàng hóa, đảm bảo doanh số, đào tạo đội ngũ nhân viên.

  Mức lương của nhân viên Supervisor có kinh nghiệm khoảng 7 – 18 triệu/tháng.

• Floor Supervisor: Floor Supervisor là người giám sát tầng – người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý nhân viên tại khu vực làm việc nhất định trong lĩnh vực khách sạn. Công việc của Floor Supervisor bao gồm phân công, chia đầu việc cho nhân viên theo tầng phụ trách, kiểm tra các phòng đang có khách, giúp đỡ khách trong xử lý đồ thất lạc, quản lý, kiểm soát vật dụng, thiết bị, tiện nghi trong các phòng, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên buồng phòng mới.

  Mức lương của Floor Supervisor trong khách sạn khoảng 5-10 triệu/tháng.

• Production Supervisor: Production Supervisor là người giám sát sản xuất. Công việc của giám sát sản xuất bao gồm chịu trách nhiệm về mục tiêu sản xuất của nhà máy, thực hiện và kiểm soát các công việc liên quan trực tiếp đến nhân lực, máy móc, chất lượng, thời gian, giám sát và hỗ trợ đào tạo công nhân, thiết lập và duy trì 5S và Kaizen trong nhà máy, giám sát, kiểm soát việc áp dụng các quy tắc và tiêu chuẩn bắt buộc của nhà máy.

  Mức lương của Production Supervisor tham khảo khoảng 7-48 triệu/tháng.

Ngoài ra, còn có nhiều công việc khác liên quan đến Supervisor như Giám sát Hành chính, Giám sát kho, Giám sát An ninh, Giám sát Đào tạo…

Bạn cảm thấy công việc của Supervisor như thế nào? Nếu đã am hiểu và cảm thấy thích hợp với lĩnh vực nào đó của công việc này, hãy tìm việc giám sát tại Trường Trung Cấp Việt Hàn (VKI)!