Thư mời nhập học (offer letter) là gì? – Hotcourses Vietnam

Thư mời nhập học (offer letter) là thông báo chính thức từ trường đại học/cao đẳng/trung học rằng bạn đã được chấp nhận vào chương trình học đã đăng ký và bạn có thể tiến hành các bước tiếp theo, tùy thuộc vào loại thư mời nhập học – có điều kiện hoặc vô điều kiện. Vậy thư mời nhập học có điều kiện và không có điều kiện khác nhau ở chỗ nào? Tại sao chúng ta cần phải có thư mời nhập học? Những thắc mắc phổ biến về thư mời nhập học sẽ được Hotcourses Vietnam giải đáp cho bạn trong bài viết dưới đây.

Thư mời nhập học để làm gì?

Ngoài mục đích để bạn biết mình có được nhận vào học tại một trường đại học cụ thể hay không thì thư mời nhập học còn có một số mục đích khác như sau:

• Nộp hồ sơ xin thị thực: Thật ra thì bản thân thư mời nhập học (cả có điều kiện lẫn không điều kiện) không được dùng để nộp hồ sơ thị thực. Sau khi bạn đã trả lời đồng ý với thư mời nhập học ấy, đóng tiền cọc học phí (nếu được yêu cầu) thì phía trường đại học sẽ gửi cho bạn một giấy xác nhận được nhập học qua email. Thông thường giấy này sẽ bao gồm các thông tin về khóa học của bạn như tên ngành, thời lượng khóa học, học phí, khoản tiền bạn đã đóng,…

• Lấy thư xác nhận nhập học cuối cùng (Confirmation of Acceptance for Studies – CAS): Lúc này bạn mới dùng giấy xác nhận nhập học để nộp hồ sơ xin thị thực – visa du học. Nếu bạn không có thư mời nhập học thì tất nhiên bạn cũng không có giấy xác nhận được nhập học này.

• Nộp hồ sơ xin học bổng chính phủ: Một số học bổng chính phủ như Chevening của chính phủ Anh sẽ yêu cầu bạn nộp thư mời nhập học của trường đại học bạn chọn. Nếu bạn được chọn để trao học bổng nhưng không được nhận vào học tại trường nào thì tất nhiên bạn sẽ không thể nhận học bổng của chính phủ.

>> 9 địa chỉ truy tìm học bổng

Sự khác biệt giữa thư mời nhập học có điều kiện và không điều kiện là gì?

• Thư mời nhập học có điều kiện (conditional offer letter) sẽ được trường đại học gửi cho bạn để thông báo là chỉ khi bạn đạt được những điều kiện mà họ đề ra trong thư thì bạn mới được nhận vào học. Khi bạn nhận được thư loại này tức là hồ sơ của bạn bị thiếu một số tài liệu quan trọng như bảng điểm cuối kỳ, điểm thi tiếng Anh, bản photo hộ chiếu,… hoặc tài liệu bạn nộp chưa đạt “chuẩn” của trường. Ban tuyển sinh sẽ yêu cầu bạn bổ sung hồ sơ và có thể bạn sẽ buộc phải đạt được điểm số do trường đề ra thì bạn mới được nhận vào học.

• Thư mời nhập học không điều kiện (unconditional offer letter) sẽ được trường đại học gửi cho bạn khi họ chấp nhận bạn vào học mà không kèm bất kỳ điều kiện nào cả. Điều này có nghĩa là hồ sơ bạn cung cấp đã đủ tiêu chuẩn để vào học mà không phải nộp thêm bất kì tài liệu nào khác. Khi nhận được thư này là bạn chắc chắn đã được nhận vào học.

Khi nào thì nhận được thư mời nhập học?

Hầu hết các trường đại học đều nhận được hàng trăm hồ sơ xin nhập học cho mỗi khóa học của trường nên ban tuyển sinh cần nhiều thời gian để có thể chọn lọc và tuyển chọn những người phù hợp nhất. Trung bình bạn sẽ nhận được offer letter từ 1 đến 6 tuần kể từ khi nộp đơn đăng ký nhập học vào trường.

Bạn có thể liên lạc trực tiếp với ban tuyển sinh của trường để cập nhật tình hình hồ sơ của mình. Trong một số trường hợp đặc biệt như bạn cần có thư mời nhập học sớm để nộp hồ sơ xin học bổng chính phủ thì bạn có thể nhờ họ xử lí hồ sơ của bạn trước. Tuy nhiên bạn nên lưu ý rằng ban tuyển sinh không có nghĩa vụ phải xử lí hồ sơ của bạn trước nên bạn cần nhờ vả họ một cách lịch sự.

>> Bài luật Statement of Purpose: Những nội dung cần trình bày

​

Nên trả lời thư mời nhập học thế nào?

Thông thường mỗi bạn sẽ nộp hồ sơ xin nhập học vào nhiều trường đại học, ví dụ như với bậc đại học ở Anh tối đa là 5 trường. Do đó bạn không nên lập tức trả lời khi nhận được thư mời nhập học mà cần “cân đo đong đếm” kỹ để quyết định nếu nhận được tin vui từ nhiều hơn một trường.

Tại một số quốc gia hoặc bậc học cụ thể, số lượng thư mời nhập học bạn có thể chấp nhận bị giới hạn nên nếu tổng số trường nhận bạn vào học nhiều hơn con số giới hạn đó thì bạn buộc phải từ chối một số thư mời. Đối với việc đồng ý, có hai cách trả lời bắt buộc tạm gọi là “chắc chắn” (firm) và “phòng hờ” (insurance).

• Bạn cứ tự tin trả lời “chắc chắn” với một thư mời nhập học không điều kiện, tức bạn hoàn toàn đã được ban tuyển sinh dành một chỗ trong trường.

• Trong trường hợp bạn chỉ nhận được toàn thư có điều kiện thì bạn có thể trả lời “chắc chắn” với trường mà bạn thích nhất đồng thời trả lời “phòng hờ” với một trường khác cho trường hợp bạn không đạt yêu cầu của trường bạn thích. Đối với trường “phòng hờ” thì bạn nên chọn cái tên có điểm đầu vào thấp hơn trường bạn thích một tí để có thể đảm bảo bạn có nơi để học.

Bạn không thể thay đổi quyết định của mình sau khi bạn đã gửi hồi âm. Nếu bạn đạt yêu cầu với trường “chắc chắn” thì bạn phải vào học ở trường đó chứ không thể đổi sang trường “phòng hờ”. Nếu bạn trượt trường “chắc chắn” và đạt yêu cầu trường “phòng hờ” thì bạn phải học trường “phòng hờ”. Do đó hãy cân nhắc thật kĩ khi bạn nhận được thư mời nhập học.

Lưu ý: Thư mời nhập học nào cũng có thời hạn trả lời nên bạn cần lưu ý để tránh bị trễ hạn không mong muốn.

Nếu không nhận được thư mời nhập học từ trường yêu thích thì sao?

Nếu bạn rơi vào hoàn cảnh này thì trước hết hãy cố gắng tìm hiểu lý do tại sao trường đại học đó không nhận bạn vào học. Một số trường sẽ nói rõ vì sao họ đánh trượt bạn trong thư từ chối nhưng không phải trường nào cũng vậy. Bạn có thể gọi điện hoặc gửi email trực tiếp đến văn phòng tuyển sinh của trường để hỏi nhưng nên nhớ rằng họ có quyền từ chối không trả lời câu hỏi của bạn.

Trong trường hợp bạn nhận được những thư mời nhập học từ các trường khác thì bạn nên ngồi xuống và suy nghĩ liệu những lựa chọn đó có cái nào phù hợp với bạn hay không. Nếu như bạn nhất quyết phải học trường bạn yêu thích thì bạn vẫn có thể nộp hồ sơ xin nhập học vào năm sau. Trong thời gian chờ đợi đến lúc nộp hồ sơ bạn hãy làm việc hoặc học thêm các chứng chỉ bổ trợ để hồ sơ của bạn có thể trở nên hoàn thiện và tạo ấn tượng tốt đẹp với ban tuyển sinh vào năm sau.

Nếu đổi ý sau khi trả lời thì phải làm sao?

Trong vòng 14 ngày sau khi bạn trả lời thư mời nhập học, nếu bạn đổi ý thì có thể liên hệ với văn phòng tuyển sinh của trường đại học để yêu cầu thay đổi câu trả lời. Sau khoảng thời gian 14 ngày đó, quy trình thay đổi câu trả lời sẽ nhiêu khê và rắc rối hơn nhưng không chắc chắn bạn sẽ được thay đổi lựa chọn. Nếu bạn thay đổi ý định sau thời hạn 14 ngày quá lâu thì không thể thay đổi được gì nữa. Tốt nhất bạn vẫn nên suy nghĩ kỹ lưỡng ngay từ đầu để đưa ra quyết định chính xác vì việc đổi ý này chắc chắn sẽ tiêu tốn thời gian và công sức không đáng có của bạn.

Nếu bạn cần hỗ trợ và tư vấn miễn phí cho hành trình du học, các chuyên gia du học IDP giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng. Hãy liên hệ ngay hôm nay nhé.

Nguồn: Brightknowledge, UCAS

*Bài viết được cập nhật và chỉnh sửa bởi Võ Quỳnh Hương vào ngày 27/11/2022.