Điện thoại đã trở thành phương tiện giao tiếp phổ biến, giúp chúng ta dễ dàng liên lạc với người khác mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, giao tiếp qua điện thoại cũng có những hạn chế, như không thể thể hiện thái độ hay cảm xúc của mình một cách trực tiếp. Vì vậy, để trở thành một người giao tiếp qua điện thoại thành công, hãy trang bị ngay cho mình những kỹ năng sau đây.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Cân nhắc thời điểm gọi
Việc lựa chọn thời điểm và thời lượng cuộc gọi rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả giao tiếp. Hãy tránh gọi vào những khung giờ nhạy cảm như đêm khuya hay giờ dùng bữa. Đồng thời, nếu nội dung cần trao đổi không thể nói hết trong một lần, hãy tham khảo ý kiến của đối phương xem họ có sẵn sàng nghe tiếp hay không.
Mở đầu bằng lời chào hỏi
Lời chào hỏi là yếu tố cần thiết cho mỗi cuộc gọi. Nếu đối phương là khách hàng, hãy giới thiệu tên và mục đích cuộc gọi. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp cuộc trò chuyện bắt đầu suôn sẻ.
Chuẩn bị trước nội dung cần nói
Để tránh rơi vào tình huống bế tắc, hãy sắp xếp trong đầu hoặc ghi ra giấy những nội dung cần nói và diễn đạt chúng một cách tự nhiên.
Giọng nói cần từ tốn, rõ ràng với cao độ vừa phải
Vì không thể truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng như giao tiếp trực tiếp, hãy sử dụng giọng điệu từ tốn, rõ ràng và tốc độ nói vừa phải. Đồng thời, tập trung vào cuộc trò chuyện mà không làm việc riêng trong khi nói chuyện.
Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Một câu chúc tốt, lời tạm biệt thân tình hay lời cảm ơn đều thể hiện sự lịch sự và giúp cuộc trò chuyện kết thúc suôn sẻ. Đồng thời, tổng kết những điểm quan trọng trước khi kết thúc cuộc gọi để người nghe có thể nắm rõ.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Nếu có thể, hãy bắt máy nhanh
Nếu bạn sẵn sàng nhận cuộc gọi, hãy bắt máy ngay để không làm đối phương chờ lâu. Nếu không thể ngay lúc đó, hãy gọi lại và đề cập đến lý do không bắt máy trước đó một cách lịch sự.
Thể hiện thái độ tích cực
Dù không thể thể hiện rõ ràng như giao tiếp trực tiếp, thái độ của bạn vẫn có thể được cảm nhận qua cuộc trò chuyện. Hãy tiếp nhận, cởi mở và thoải mái đón nhận hội thoại để gọi cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng chia sẻ.
Đừng để đối phương độc thoại
Hãy thể hiện sự tương tác bằng cách lắng nghe, trả lời và chia sẻ ý kiến của riêng mình khi người gọi đang trao đổi với bạn. Những câu trả lời ngắn gọn như “vâng” hay “tôi hiểu rồi” thể hiện sự lắng nghe tích cực.
Chuẩn bị sẵn giấy bút để sử dụng khi cần
Đối với những cuộc gọi quan trọng, hãy chuẩn bị sẵn giấy bút để note lại các thông tin cần thiết. Điều này giúp bạn không bỏ sót thông tin quan trọng và giữ cho cuộc gọi được trôi chảy hơn.
Nhắc lại nội dung trò chuyện
Khi kết thúc cuộc gọi, hãy nhắc lại những nội dung chính để đảm bảo bạn đã hiểu đúng ý của người gọi. Điều này thể hiện sự lắng nghe và tôn trọng đối phương.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng không kém kỹ năng giao tiếp trực tiếp. Bằng cách ứng xử khôn khéo, chân thành và tôn trọng đối phương, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy và ghi điểm trong mắt người khác. Trường Trung Cấp Việt Hàn (VKI) hy vọng rằng những kỹ năng này sẽ giúp bạn thành công trong cuộc sống.
