Debit note là gì? Debit note và credit note có gì khác nhau? – TheBank

Debit note trong xuất nhập khẩu là gì?

Debit note (debit memo) là tên gọi tiếng Anh của giấy báo nợ – một chứng từ được sử dụng phổ biến trong giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Debit note thường do nhà cung cấp lập để thông báo cho bên mua về nghĩa vụ thanh toán nợ hoặc do người mua lập để trả lại hàng hóa.

Như vậy debit note sẽ cung cấp thông tin quan trọng cho bên mua hàng về việc thanh toán hóa đơn. Nó cũng có thể là lời nhắc nhở với bên mua hàng về các khoản nợ sắp đến hạn phải thanh toán. Trường hợp trả lại hàng hóa sau khi được thống nhất giữa bên mua và bên bán thì tổng số tiền tín dụng đã giải ngân có thể được đính kèm với hàng hóa mà bên mua trả lại cùng với lý do trả lại hàng đã được bên bán chấp thuận.

Debit note trong logistics là gì?

Đặc điểm của debit note

– Debit note thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và daonh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất là gia hạn tín dụng. Theo đó, trước khi hàng hóa được thanh toán, phía nhà cung cấp sẽ tiến hành gửi hàng hóa cho bên mua. Sau khi nhận được hàng hóa do nhà cung cấp gửi đến nhưng tiền hàng sẽ không được bên mua thanh toán ngay cho đến khi hóa đơn thực tế chính thức được phát hành. Khoản nợ này sẽ được nhập vào hệ thống kế toán để tiện theo dõi.

– Debit note được ví như chứng từ xác thực tỷ lệ hoa hồng mà doanh nghiệp phải trả cho đại lý. Debit note sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ do doanh nghiệp giữ, bản còn lại khách hàng sẽ giữ.

– Debit note có vai trò vô cùn quan trọng, sau khi hàng cập bến, phía ngân hàng sẽ tiến hành nghiệm thu tiền thông qua các con số được ghi trên chứng từ này.

– Debit note thường có dạng thư. Nội dung trong chứng từ có thể không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được sử dụng để thông báo cho bên mua về các khoản nợ sắp tới.

Các dạng của debit note

– Giấy báo nợ thường có định dạng thư. Ngoài ra, nó cũng có thể được tạo ra dưới dạng biên lai vận chuyện với mặt hàng mà bên mua nhận được. Nếu tiền hàng đã đến hạn thanh toán nhưng hóa đơn chưa được gửi đến cho bên mua thì việc thanh toán cũng không thể diễn ra đúng hạn. Trường hợp này, bên mua có thể trả lại hàng hóa mà không phải thanh toán truwos.c

– Ngoài ra, giấy báo nợ có thể tồn tại dưới dạng bưu thiếp để nhắc nhở các khoản nợ của bên mua cần thanh toán. Nội dung trong bưu thiếp cũng có thể bao gồm thông tin về cách giải quyết các khoản nợ của bên mua hoặc thông tin liên hệ khi cần trao đổi hoặc bàn bạc thêm.

Debit note tiếng Việt là giấy báo nợ

Điều kiện để xuất giấy báo nợ

Khi làm thủ tục hải quan, phía đại lý sẽ chọn Debit Note trong mục “HBL Details Add”. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải chủ động thêm vào các khoản phải thu khác. Khi làm xong chứng từ ở dạng file doc, phải gửi ngay cho các đại lý để họ tiến hành làm thủ tục shipping.

Ý nghĩa của giấy báo nợ

Theo quan điểm của các nhà kinh tế học phương Tây, giấy báo nợ giống như một loại phiếu điều chỉnh giá trị với những đơn hàng đang bị sai dữ liệu. Chúng thường được sử dụng trong các mô hình kinh doanh B2B hoặc business to business.

Có 2 trường hợp sau nhà cung cấp sẽ phát hành debit note:

– Hóa đơn thuế gốc đã phát hành nhưng só với giá trị thuế cần nộp thực tế thì giá trị thuế ghi trong hóa đơn có giá trị thấp hơn.

– Hóa đơn thuế gốc đã phát hành nhưng só với giá trị thuế cần nộp thực tế thì giá trị thuế được tính trong hóa đơn có giá trị thấp hơn.

Giấy báo nợ không phải là chứng từ bắt buộc

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng giấy báo nợ để thông báo cho bên mua về các khoản nợ cần thanh toán. Người bán chỉ coi giấy báo nợ là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn, sử dụng nó trong nội bộ, thậm chí là không sử dụng. Một số trường hợp nhất định, người mua có quyền yêu cầu chứng từ thể hiện thông tin báo nợ nhằm mục đích lưu trữ nội bộ và sử dụng khi cần thiết.

Các mẫu debit note được sử dụng phổ biến

– Mẫu debit note sử dụng trong công ty xuất nhập khẩu:

– Mẫu debit note sử dụng trong công ty thương mại hàng hóa:

Credit note và debit note có gì khác nhau?

Credit note là gì?

Credit note (credit memo) là chứng từ thương mại do nhà cung cấp lập để bán hàng cho người mua với điều kiện số tiền nhỏ hơn hoặc bằng đúng số tiền được ghi trên hóa đơn. Trong các giao dịch thương mại, credit note thường được sử dụng trong trường hợp người mua không nhận được hàng hóa hoặc trả lại hàng hóa với lý do hàng bị lỗi, hỏng. Ngoài ra, nếu khách hàng trả thừa tiền so với giá trị hàng hóa được ghi trên hóa hóa đơn thì có thể sử dụng credit note để trả lại số tiền thừa cho khách hàng.

Debit note và credit note là gì?

So sánh credit note và debit note

Mặc dùng credit note và debit note đều là hóa đơn điều chỉnh nhưng ý nghĩa của chúng lại khác nhau hoàn toàn:

– Debit note là hóa đơn điều chỉnh tăng, thường do người mua xuất đi với mục đích yêu cầu người bán cung cấp credt note. Quá trình này hoàn toàn hợp pháp theo quy định nhằm tăng giá trị hóa đơn trước đó.

– Credit note là hóa đơn điều chỉnh giảm thường được xuất bởi người bán nhằm mục đích hủy đi giá trị của hóa đơn được xuất trước đó. Credit note thường được sử dụng khi hàng hóa do phía nhà cung cấp gửi đi bị lỗi, hỏng nên người mua có quyền trả lại hàng.

Như vậy, debit note và credit note là chứng từ rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ bản chất của debit note và credit note sẽ giúp bạn lựa chọn chứng từ phù hợp với nhu cầu của mình.